Gemeente Vlaardingen - Archiefverordening van Vlaardingen 1996

In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:
 
a de wet                                            
de Archiefwet 1995;
 
b gemeentelijke organen                  
de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet, voor zover behorende tot de
gemeente:
 
c het college                                      
het college van burgemeester en wethouders van Vlaardingen
 
d de archiefbewaarplaats                 
de door de gemeenteraad overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen
archiefbewaarplaats;
 
e de archivaris                                  
de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde gemeentearchivaris
 
f beheerder                                       
degene die ingevolge artikel 4 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de
gemeentelijke organen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht;
 
g beheerseenheid                             
een door het college van burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen
organisatieonderdeel;
 
h informatiesysteem                         
systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd.

De in artikel 31 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats is de bewaarplaats, die zich bevindt bij het Stadsarchief Vlaardingen aan het Plein Emaus 5.

Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het inrichten en instandhouden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 2, alsmede van voldoende en doelmatige archiefruimten voor het beheren van de archiefbescheiden van de gemeentelijke beheerseenheden.

Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het aanwijzen van de beheerder(s).

Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.

Het college van burgemeester en wethouders draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.

Het college van burgemeester en wethouders stelt voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht voorschriften vast (gehoord de Commissie voor Algemene en Bestuurlijke Zaken).

Het college van burgemeester en wethouders doet tenminste éénmaal per twee jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Zij leggen daarbij over de verslagen die door de archivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer en het toezicht, bedoeld in de artikelen 16 en 23.

Onder de bevelen van het college van burgemeester en wethouders is de archivaris belast met het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.

De archivaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen, indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht.

De in de archiefbewaarplaats ondergebrachte archieven en verzamelingen kunnen uitsluitend op de vastgestelde openingstijden onder toezicht worden geraadpleegd.

De archivaris is bevoegd gelegenheid te geven tot bezichtiging van de archiefbewaarplaats.

De archivaris is, uit hoofde van zijn functie, bevoegd de toegang tot het gebouw c.q. bepaalde ruimten te weigeren en personen die de gegeven regels en aanwijzigingen niet nakomen te doen verwijderen.

Voorzover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de archivaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ten behoeve van gemeentelijke organen. Hij verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.

Voorzover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is de archivaris bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen in
de archiefbewaarplaats berustende archieven en verzamelingen. Hij verstrekt daaruit aan een ieder die zulks verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.

De kosten voor het verstrekken van afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen van of uit archiefbescheiden die berusten in de archiefbewaarplaats, alsmede voor onderzoekingen en andere werkzaamheden op verzoek van derden door of vanwege de archivaris verricht, worden aan de verzoeker in rekening gebracht volgens een door de gemeenteraad bij verordening vastgesteld tarief.

Het college van burgemeester en wethouders kunnen nadere regels stellen omtrent de raadpleging van de archiefbescheiden en het beheer van de ruimten waarin deze ter beschikking worden gesteld.

De archivaris brengt tenminste eenmaal per twee jaar verslag uit aan het college van burgemeester en wethouders over het door hem gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats.

De archivaris bevordert het gebruik van de in beheer zijnde archieven en documentatie door medewerking te verlenen aan activiteiten van publicistische en educatieve aard en onderhoudt contacten met historische organisaties.

De archivaris ziet erop toe, dat het beheer van de archiefbescheiden, welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften.

De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door aan hem ondergeschikte ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.

De beheerder of beheerders verstrekt/verstrekken aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.

De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en de ruimten waarin deze zich bevinden.

De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerders, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan het college van burgemeester en wethouders. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.

De beheerder vraagt advies aan de archivaris bij het voornemen om aan het college van burgemeester en wethouders een voorstel te doen tot:
a bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;
b verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;
c ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem, onder overlegging van het functioneel ontwerp ter toetsing aan de wet;
d voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.
 

De beheerder doet aan de archivaris tenminste tijdig mededeling van het voornemen tot opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheerseenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;

De archivaris doet tenminste eenmaal per twee jaar aan het college van burgemeester en wethouders verslag betreffende de uitoefening van het toezicht.

De Archiefverordening van de gemeente Vlaardingen van 1973 (gemeenteblad nr. 2772) en de instructie voor de gemeente-archivaris te Vlaardingen (Besluit B&W dd. 23 november 1971 nr. V. 15.820) worden ingetrokken.

Deze verordening treedt in werking op de dag van bekendmaking en werkt terug tot en met 1 januari 1996.