Gemeente Vlaardingen - Besluit Elektronische post Vlaardingen

Dit besluit verstaat onder:
a) elektronische post / e-mail

- inkomende, uitgaande en interne elektronische berichten;
- het systeem dat gebruikt wordt om elektronische berichten te versturen en te ontvangen;
- e-mail is een synoniem voor elektronisch postbericht;

b) functionele e-mail

- alle inkomende, uitgaande en interne elektronische berichten (inclusief bijlagen) die onderdeel uitmaken van een werkproces, die aan administratieve regels zijn gebonden, endie ingevolge de Archiefwet 1995 als archiefbescheiden kunnen worden aangemerkt;
- functionele e-mail kan worden onderverdeeld in formele en informele e-mail;

c) Formele e-mail

- functionele e-mailberichten dienen tot de categorie formele e-mail te worden gerekend, indien aan de volgende criteria
- wordt voldaan (zie ook criteria Besluit postbehandeling gemeente Vlaardingen)

o de inhoud heeft (rechts)gevolgen voor de verzender en/of geadresseerde of kan dat hebben;
o de inhoud heeft een bewijs of verantwoordingsfunctie, kan dat krijgen of kan op andere wijze voor langere tijd van
o belang blijven voor de bedrijfsvoering van het organisatieonderdeel;

o de inhoud heeft een cultuur-historisch belang;
o de inhoud is van belang voor een juiste interpretatie van andere gegevens.

d) Informele e-mail

- functionele e-mailberichten dienen tot de categorie informele e-mail te worden gerekend, inden hierop de volgende criteria van toepassing zijn:

o aan de inhoud kunnen verzender of geadresseerde rechten noch plichten ontlenen;
o de inhoud heeft een zeer kortstondige betekenis, na kennisname vervalt elk belang;
o de inhoud is een kopie, samenvatting, uittreksel of vertaling van een document dat binnen een beheerseenheid volgens de geldende regelgeving wordt beheerd;
o het betreft e-mail met een formele inhoud die door het toepassen van regels de status van informeel heeft verkregen.

e) functionele en persoonlijke postbus

- functionele postbus: Een e-mailadres dat op naam van een organisatie-eenheid/product is gesteld;
- persoonlijke postbus: Een op persoonsnaam gesteld e-mailadres;

f) attachment

- een bijlage bij een e-mailbericht die een logisch geheel vormt met het bericht waaraan het gehecht is;

g) Origineel en Afschrift

- Origineel: Het volledig geautoriseerde schriftelijke Document;
- Afschrift: Kopie waarvan de inhoud gelijk is aan het origineel;

h) Archiefwet en -besluit 1995

- Wet en besluit waarin de zorg voor en het beheer van archiefbescheiden van overheidsorganen is geregeld.

i) Archiefverordening

- Verordening betreffende de zorg (en het toezicht op het beheer) van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen.

j) Besluit Informatiebeheer

- Het Besluit Informatiebeheer van de gemeente Vlaardingen betreffende het beheer van documenten binnen de gemeente Vlaardingen, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Alle vormen van functionele e-mail worden krachtens de Archiefverordening (vastgesteld op 8 december 1999) en het Besluit Informatiebeheer van de gemeente Vlaardingen als archiefbescheiden aangemerkt om te blijven berusten onder de gemeente Vlaardingen. Het bepaalde in de genoemde Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer is onverkort van toepassing op elektronische post.
 
 

1. Hoofden van beheerseenheden (directeuren van de gemeentelijke diensten)
Het hoofd van de beheerseenheid (artikel 3 van het Besluit Informatiebeheer) is binnen zijn
of haar dienst verantwoordelijk voor de processen, waarvan documenten deel uitmaken. Wat van toepassing is voor fysieke documenten is ook van toepassing op e-mail.
Het hoofd van de beheerseenheid kan nadere aanwijzingen geven omtrent de bevoegdheid tot het versturen en beantwoorden van functionele e-mailberichten.

2. Medewerker
De medewerker is verantwoordelijk voor een correcte, procedurele afhandeling van het door hem of haar ontvangen en/of verzonden e-mailbericht. De medewerker is tevens verantwoordelijk voor vervanging, zodat in zijn of haar afwezigheid er geen stagnatie optreedt in de afhandeling van e-mail.

3. De sector DIV
De sector DIV is verantwoordelijk voor het feitelijk beheer en is belast met het toezicht op de beheershandelingen indien deze door andere, daartoe aangewezen, organisatie-eenheden uitgevoerd worden. De sector DIV ziet toe op een correcte, procedurele afhandeling van e-mail.

4. Afdeling Automatisering
De technische beveiliging en het onderhoud van e-mail berusten bij de afdeling Automatisering van de Facilitaire Dienst die zorgdraagt voor een (dagelijkse) back-up

Iedere medewerker dient op een verantwoorde wijze, overeenkomstig dit besluit en de spelregels die in de bijlage aan dit besluit zijn toegevoegd, te handelen.

1.

De ontvanger van een functioneel e-mailbericht stelt ten behoeve van de registratie en archivering een elektronisch afschrift, inclusief attachments, ter beschikking aan de sector documentaire informatievoorziening van zijn dienst (beheerseenheid), indien één o meer van de volgende criteria van toepassing zijn:

- het ontvangen e-mailbericht bevat een inhoud die als formeel meet worden aangemerkt;
- op het ontvangen e-mailbericht gaat een antwoord uit met een formele inhoud;
- het ontvangen e-mailbericht is een antwoord op een verzonden bericht waarvan de inhoud als formeel moet worden aangemerkt.

2. Verzenden van e-mail

De verzender van een informeel e-mailbericht stelt ten behoeve van de registratie een afschrift, inclusief attachments, ter beschikking aan de sector documentaire informatievoorziening van zijn dienst (beheerseenheid), indien hij of zij belang hecht aan de registratie van het bericht.

Het is de verzender niet toegestaan om het originele formele postbericht te verzenden als e-mailbericht.

Van originele formele berichten mogen in elektronische vorm alleen afschriften —die duidelijk als afschrift zijn aangemerkt- worden verzonden. Verzonden e-mailberichten met een formele inhoud kunnen als informeel worden beschouwd indien de inhoud woordelijk overeenkomt met een gelijktijdig verzonden brief die volgens de procedures is geregistreerd en ondertekend.

De afschriften die per e-mail worden verzonden, worden automatisch voorzien van een zogenaamde “disclaimer”, waarvan de tekst als volgt luidt:
“Aan de inhoud van dit bericht en bijgevoegde documenten kunnen geen rechten worden ontleend.”

Van gerubriceerde stukken (met de aanduiding van: (zeer)geheim, vertrouwelijk, persoonlijk) of anderszins vertrouwelijke stukken worden géén afschriften via elektronische post verzonden.

3. Origineel en afschrift

Van een formeel bericht dat ingevolge wettelijke voorschriften voorzien moet zijn van een originele handtekening, wordt alleen het originele (schriftelijke) bericht in behandeling genomen. Indien de ontvanger een formeel e-mailbericht ontvangt, dat niet aan deze eis voldoet, zal dit e-mailbericht als afschrift worden aangemerkt en daarom niet in behandeling worden genomen. De ontvanger doet hiervan direct per e-mail een mededeling naar de verzender dat op basis van formele gronden het verzoek opnieuw in schriftelijke, originele vorm moet worden ingediend.

Lid 1.
De sector DIV is belast met het centraal beheer, waaronder de ontvangst, registratie en distributie van e-mail, en met het toezicht op de beheershandelingen indien deze door aangewezen organisatie- eenheden worden uitgevoerd.

a) Aan de gemeente geadresseerde e-mail:
De sector DIV van de Bestuursdienst is belast met het beheer van de centrale postbus waarin de op naam van de gemeente gestelde e-mail (gemeentevlaardingen.nl) wordt ontvangen.

b) Aan een dienst geadresseerde e-mail:
De sector DIV van de dienst is belast met het beheer van de centrale postbus waarin de op naam van de dienst gestelde e-mail wordt ontvangen.

c) Aan een afdeling of sector geadresseerde e-mail:
De sector DIV van de dienst is verantwoordelijk voor het beheer van centraal bij de afdeling/sector binnenkomende e-mail. De onder 1. genoemde beheershandelingen, waaronder de ontvangst, registratie en distributie kunnen geheel of gedeeltelijk in beheer Worden overgedragen aan een daartoe aangewezen secretariaats- of administratief medewerker.

d) De e-mailadressering van de gemeente en van de functionele postbussen van diensten,
aangewezen afdelingen, sectoren en ambtelijke en bestuurlijke functionarissen zullen opgenomen worden in de adresgegevens van de gemeente.

Lid 2.
a) De formeel ontvangen en te registreren e-mail (inclusief attachments) wordt na registratie door desector DIV als fysiek, origineel document uitgeprint (archiefexemplaar).

b) De sector DIV draagt er zorg voor dat een elektronisch afschrift, als bewijs van ontvangst, gedurende een nader afgesproken periode bewaard blijft.

c) De geregistreerde e-mail (inclusief attachments) met de registratiegegevens wordt door de sectorDIV elektronisch doorgestuurd naar de functionele postbus van het secretariaat van de verantwoordelijke afdeling, sector of medewerker. Het betreffende secretariaat draagt -zo nodig- zorg voor:

- een verdere aanvulling op de registratie;

o het vervaardigen van een dagoverzicht voor inzage door afdelings- en/of sectorhoofd;

o het doorsturen van de e-mail naar de behandelend medewerker.

d) De ontvangen informele e-mail (wordt niet centraal geregistreerd) wordt direct doorgestuurd naar het secretariaat van de afdeling, sector of medewerker, waar naar behoefte registratie kan plaatsvinden.

e) De ontvangen informele e-mail wordt alleen gearchiveerd:

- als de informatie van belang is om in het dossier te worden opgenomen;

- als de betrokken medewerker aangeeft dat archivering gewenst is.

Dit besluit treedt in werking op 1 oktober 2001