Gemeente Vlaardingen - Besluit Informatiebeheer van Vlaardingen...

Dit besluit verstaat onder:
a) archiefverordening
de in de artikelen 30, eerste lid, 32 tweede lid van de wet bedoelde verordening, vastgesteld
bij besluit van de gemeenteraad d.d. 8 december 1999;

b) het college
het college van burgemeester en wethouders van Vlaardingen

c) documenten
de in de wet in artikel 1, onder c, bedoelde archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats;

d) beheer van documenten
het treffen van maatregelen en het aanbrengen van voorzieningen, die nodig zijn om documenten in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren;

e) informatiebestand
documenten, waarin een bepaalde fysieke of logische ordening gebracht is, of met een bestaand hulpmiddel gebracht kan worden;

f) informatievoorziening
het geheel van handelingen, samenhangend met de voorziening inrichting en het beheer van
informatiesystemen en documenten;

g) beheerseenheid
een door het college van burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatie-onderdeel.

h) de wet
De Archiefwet 1995.

Als beheerseenheden worden in verband met dit besluit de verschillende diensten aangemerkt. Dit zijn de Bestuursdienst, de Facilitaire Dienst, de Dienst Stadswerk en de Dienst Welzijn.

De hoofden van de beheerseenheden zijn belast met het geheel van de informatievoorziening voor de onder hen ressorterende taken.

De hoofden van de beheerseenheden kunnen de uitvoering van de bepalingen van dit besluit mandateren aan één of meer medewerkers.

De DIV-sectoren van de beheerseenheden zijn belast met de uitvoering van het beheer van de documenten van de beheerseenheden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

De hoofden van de beheerseenheden dragen er zorg voor, dat de vervaardiging van documenten op zodanige wijze en met zodanige materialen geschiedt dat hun houdbaarheid tenminste in overeenstemming is met de bij of krachtens de wet gestelde eisen.
 

De hoofden van de beheerseenheden dragen er zorg voor dat bij het wijzigen, verwijderen of vernietigen van documenten, of onderdelen daarvan, de bij of krachtens de wet gegeven regels betreffende selectie en vernietiging worden toegepast.
 

Van documenten, waarvan een exemplaar wordt verzonden, wordt een ander exemplaar bewaard als gewaarmerkt archiefexemplaar.
 

De hoofden van de beheerseenheden dragen — voor zover van toepassing — zorg voor de opstelling van procedures voor documentenverkeer en de behandeling van ingekomen, uitgaande en interne documenten, rekening houdend met de bij en krachtens de wet gestelde eisen.


 

De hoofden van de beheerseenheden dragen in overleg met de sector DIV zorg voor het opstellen van procedures, waarmee de registratie van documenten en hun afdoeningstermijnen worden bewaakt.
 

De hoofden van de beheerseenheden dragen er zorg voor dat de onder hun staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en dat de ordening van de documenten geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek.
 

De hoofden van de beheerseenheden dragen er zorg voor, dat de onder hun beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard.
 

De hoofden van de beheerseenheden dragen er zorg voor, dat ten aanzien van de archiefruimten, die onder hun beheer staan, wordt voldaan aan de bij of krachtens de wet gestelde eisen.
 

Plannen betreffende bouw, verbouwing, inrichting, verandering of ingebruikneming van ruimten, bestemd voor het bewaren van documenten behoeft de goedkeuring van het college van burgemeester en wethouders, de gemeentearchivaris gehoord.
 

De hoofden van de beheerseenheden dragen zorg voor de nodige informatiebeveiliging, welke mede omvat de nodige procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van documenten die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking komen.
 

Ten aanzien van besluiten tot vervanging van documenten door reproducties als bedoeld in artikel 6, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995, wordt vooraf het advies van de gemeentearchivaris ingewonnen.
 

Ten aanzien van besluiten tot vervreemding van documenten als bedoeld in artikel 7 van het Archiefbesluit 1995, wordt vooraf het advies van de gemeentearchivaris ingewonnen.
 

Overdracht van documenten aan andere beheerseenheden, waarbij het bepaalde in artikel 28 niet van toepassing is, behoeft de goedkeuring van het college van burgemeester en wethouders, de gemeentearchivaris gehoord.

 

De gemeentearchivaris kan voorstellen doen aan het college van burgemeester en wethouders tot het ontwerpen van selectielijsten als bedoeld in artikel 5, eerste lid, van de Wet.
 

Het hoofd van de beheerseenheid stelt alvorens tot vernietiging van documenten over te gaan voor zijn beheerseenheid een lijst op van vernietigbare documenten met inachtneming van de geldende selectielijst. De lijst van vernietigbare documenten behoeft de goedkeuring van de gemeentearchivaris, welke goedkeuring geldt als een machtiging tot vernietiging.

 

Bij overbrenging van documenten als bedoeld in artikel 12 van de wet wordt, in het geval het in een informatiesysteem opgenomen documenten betreft, het informatiesysteem, voor zover onmisbaar voor raadpleging, overgebracht.